KSeF - Krajowy System e-Faktur
Z Krajowego Systemu e-Faktur aktualnie można korzystać dobrowolnie. KSeF - co to? Najprościej rzecz ujmując, jest to system komputerowy, który pozwala generować i udostępniać faktury strukturalne. Ma na celu scentralizować proces rejestracji faktur, kierując je do jednego miejsca. Dzięki temu systemy księgowości oraz fakturowania są połączone z KSeF, co pozwala na przesyłanie faktur sprzedaży przez ten program. Nie bez znaczenia jest też funkcja zarządzania uprawnieniami, tak aby skutecznie zabezpieczyć dostęp do ważnych danych. Warto podkreślić, że Krajowy System e-Faktur stanowi znaczne ułatwienie w codziennej pracy przedsiębiorców. Jego obsługa jest prosta i intuicyjna, dlatego przedsiębiorcy bardzo chętnie z niego korzystają.
KSeF dla nievatowców
Co musimy wiedzieć o KSeF dla nievatowców? Zgodnie z ustawą VAT, podatnicy zobowiązani są do wystawiania faktur ustrukturyzowanych z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że należy bliżej przyjrzeć się definicji podatnika. Kim jest podatnik? To osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność lub jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej. Działalność gospodarcza z kolei obejmuje wszelką działalność handlowców, producentów lub usługodawców, w tym również podmiotów pozyskujących naturalne zasoby i rolników. Wiąże się zatem z wykonywanym czynności polegających na wykorzystywaniu wartości niematerialnych i prawnych lub towarów w sposób ciągły, w celach zarobkowych. Pamiętajmy o tym, że KSeF nie dotyczy faktur wystawianych:
- Przez podatnika, który nie posiada siedziby działalności na terytorium kraju
- Na rzecz nabywcy usług lub towarów będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności
- W przypadku udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, jakie określone zostały w art. 106s (np. usługi przewody osób udokumentowane fakturami w postaci jednorazowych biletów)
W takich sytuacjach wystawia się faktury papierowe lub elektroniczne.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Wystawianie faktur w Krajowych Systemie e-Faktur nie jest trudnym zadaniem. KSeF - jak wystawić fakturę? Z platformy skorzystają zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty. Niezbędne jest tutaj uwierzytelnienie w Aplikacji Podatnika KSeF, tak aby uzyskać dostęp do swojego konta i wystawiać faktury sprzedaży oraz pobierać faktury kosztowe. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną korzysta z pierwotnego uprawnienia o charakterze właścicielskim - jest to automatycznie przypisane do danej osoby. Nie trzeba zatem się nigdzie zgłaszać. Do autoryzacji wykorzystamy podpis kwalifikowany lub podpis zaufany, a w wyjątkowych sytuacjach zgłoszenia można dokonać podpisem odcisku palca z użyciem zawiadomienia ZAW-FA. A jak wygląda uwierzytelnienie dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi? W tym przypadku wykorzystuje się:
- Elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em (wtedy nie trzeba zgłaszać się do urzędu skarbowego)
- Zawiadomienie ZAW-FA, gdzie wskazuje się osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (taka osoba ma możliwość nadawania kolejnych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu)
Do dyspozycji mamy także nadanie uprawnień w KSeF nabywcy do wystawiania faktur - w ramach tzw. umowy o samofakturowanie. Zależnie od tego, która strona ma takie uprawnienia, występować będzie obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeżeli kontrahent zagraniczny upoważnia do wystawiania faktur przedsiębiorcę polskiego, umowa o samofakturowanie zobowiązuje polskiego podatnika do dokumentowania sprzedaży w KSeF.
Jak widzimy, Krajowy System e-Faktur już za jakiś czas stanie się codziennością polskich przedsiębiorców. Warto się z nim zapoznać już teraz, uzyskując dostęp do wielu funkcjonalności.
